Non seulement obligatoires, les documents comptables permettent d’assurer la traçabilité des dépenses/entrées et permettront de faciliter l’audit de l’expert-comptable à chaque fin d’exercice pour que celui-ci puisse monter les états financiers dans les délais, et ce afin d’éviter des pénalisations liées aux éventuels retards de déclarations et permettre d’obtenir à temps les documents fiscaux à jour. Toutes les dépenses et toutes les entrées doivent être justifiées par des documents formels :
- La proforma ou le devis : il s’agit de lister les prestations ou les produits avec descriptions, leurs tarifs unitaires, les éventuelles remises, le montant total et le mode de paiement avec les échéances. Ce document doit également comporter le cachet de l’entreprise et une signature valide.
- Le bon de commande : en référence à la proforma validée par le client, le bon de commande est le document à adresser au fournisseur afin de formaliser la demande d’achat.
- La facture dont toutes les mentions légales du fournisseur et du client doivent apparaitre très clairement (raisons sociales, identités fiscales, adresses, coordonnées, RIB…).
- Le paiement doit par la suite s’effectuer selon les mentions et les procédures de chaque fournisseur dont le client peut également imposer les siennes.