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Comment gérer la comptabilité de son entreprise ?

Afin que la gestion d’une entreprise soit efficace, il est important d’adopter le bon système managérial et la meilleure gestion de la comptabilité qui assure, d’une manière générale, la survie de la société. La bonne gestion de la comptabilité permettra d’équilibrer la trésorerie de l’entreprise. Pour une meilleure marche d’une entreprise, la tenue de la comptabilité, qu’elle soit gérée par les ressources humaines en interne ou bien externalisée, doit être régulière.

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Une bonne gestion de la comptabilité

L’objectif de la gestion de la comptabilité et de pouvoir équilibrer la trésorerie et à terme clôturer l’exercice d’une manière plus fiable et plus rapide. Il existe actuellement une multitude de logiciels de comptabilité qui sont conçus pour s’adapter à chaque entreprise selon ses activités. Ce logiciel devrait permettre d’assurer les deux principales tâches comptables : les dépenses et les entrées.

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Gestion des dépenses et des entrées

Un plan de trésorerie prévisionnel, mis à jour régulièrement, doit être établi au préalable, car il servira de véritable tableau de bord au comptable. Les dépenses concernent les charges fixes et les charges variables. Les charges fixes correspondent aux frais de fonctionnement de l’entreprise : le loyer, les divers abonnements (eau/électricité, internet, téléphone), les assurances, les affiliations diverses et les salaires. Les charges variables se traduisent par les besoins spécifiques tout au long de l’année.

Les entrées correspondent aux recettes de l’entreprise, quelles que soient ses activités. Ces entrées doivent faire l’objet de documents formalisés : un devis, un bon de commande et une facture. Calculer sa tva

Les documents obligatoires

Non seulement obligatoires, les documents comptables permettent d’assurer la traçabilité des dépenses/entrées et permettront de faciliter l’audit de l’expert-comptable à chaque fin d’exercice pour que celui-ci puisse monter les états financiers dans les délais, et ce afin d’éviter des pénalisations liées aux éventuels retards de déclarations et permettre d’obtenir à temps les documents fiscaux à jour. Toutes les dépenses et toutes les entrées doivent être justifiées par des documents formels :

  • La proforma ou le devis : il s’agit de lister les prestations ou les produits avec descriptions, leurs tarifs unitaires, les éventuelles remises, le montant total et le mode de paiement avec les échéances. Ce document doit également comporter le cachet de l’entreprise et une signature valide.
  • Le bon de commande : en référence à la proforma validée par le client, le bon de commande est le document à adresser au fournisseur afin de formaliser la demande d’achat.
  • La facture dont toutes les mentions légales du fournisseur et du client doivent apparaitre très clairement (raisons sociales, identités fiscales, adresses, coordonnées, RIB...).
  • Le paiement doit par la suite s’effectuer selon les mentions et les procédures de chaque fournisseur dont le client peut également imposer les siennes.

Les différents statuts des sociétés : avantages et comparatif

Une entreprise est une entité juridique distincte de ses actionnaires ou dirigeants. Choisir une structure d'entreprise est généralement la première chose à laquelle les propriétaires d'entreprise doivent penser pour le bon déroulement de leur affaire. Quelle que soit votre décision en ce qui concerne la structure de votre entreprise, une entreprise individuelle ou sociétaire ; définir en avance le statut de votre firme surtout s’il s’agissait d’une entreprise sociétaire est indispensable.

Cette étape est essentielle, car elle affecte la dénomination sociale de l’entreprise, la gestion de ses capitaux, la limitation des responsabilités des actionnaires ainsi que la liquidation des biens de l’entreprise après la dissolution du contrat. Le régime fiscal assujetti à une société est aussi déterminé en fonction du statut de la société. La loi a mis en place différents types de statut juridique par lesquels le créateur d’entreprise doit être confronté : La société à responsabilité limitée ou SARL, l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), la société anonyme ou (SA), la société par actions simplifiée ou (SAS)

1. La société à responsabilité limitée (SARL)

La SARL est un type de société utilisé par les actionnaires qui décident de créer une entreprise. La forme juridique d’entreprise SARL est dotée d’une structure simple et bien définie. À propos de la responsabilité des associés, celle-ci est limitée au montant de leurs apports.

La loi ne fixe aucun montant minimal. Celui-ci est réparti entre au moins deux associés. Un ou plusieurs gérants qui peuvent être associés ou non dirige la SARL.

2. l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL)

Un EURL est une société anonyme appartenant à une personne. Dans le cadre d'une EURL, l'entreprise est entièrement détenue par un seul opérateur et gérée par une société à responsabilité limitée distincte. La société peut être établie avec un capital aussi faible que 1 €, après quoi la responsabilité du propriétaire pour les dettes est limitée à la valeur de son investissement, sauf si d'autres garanties personnelles sont données.

En matière de fiscalité, un EURL peut choisir d'être imposé par le biais du système d'imposition des revenus des particuliers (donc pas de distinction entre les bénéfices des entreprises et les revenus du propriétaire) ou de payer un impôt sur les bénéfices. La société est obligée de nommer un gérant qui a la responsabilité juridique formelle du fonctionnement de l'entreprise.

En effet, il s’agit du directeur général, même s’il a des responsabilités que l’on peut considérer comme des secrétaires d’entreprise traditionnels. La personne est normalement le propriétaire de l'entreprise, mais il peut également s'agir d'un tiers.

3. La société anonyme ou (SA)

Dans une société anonyme, les décisions de l’Assemblée requièrent une majorité simple (plus de la moitié) du nombre total de partenaires, qui représentent plus de la moitié du capital de la société. Cette majorité est ambivalente, car elle nécessite, de manière cumulative, la majorité des partenaires (personnes) et la majorité du capital (parts sociales). Les décisions concernant les amendements aux statuts exigent une majorité des trois quarts au moins du nombre total des associés, qui représentent les trois quarts du capital social de la société.

La SA est souvent la forme juridique de société choisie par les grandes entreprises, mais c'est également une possibilité pour les PME, car les actions de ce type de société peuvent être des actions au porteur et donc plus facilement transférables. En ce qui concerne les conditions préalables, il n'y a pas de restriction légale à l'accès à la forme juridique d'une SA.

Il est néanmoins utile de connaître les principales contraintes administratives propres à une SA, à savoir: l'obligation d'établir un acte notarié; l’obligation d'un rapport d'un contrôleur légal des comptes dans le cas d'une contribution autre qu'en espèces; les obligations significatives en matière de comptabilité; le modèle d'organisation qui rend la prise de décision plus lourde; la création de comités spécialisés. À propos de la création d’une SA, les associés procèdent par Mémorandum d'association, par acte notarié. L’hébergement au registre du commerce et des sociétés (RCS) aux fins de publication est obligatoire.

4. La société par actions simplifiée (SAS)

La société par actions simplifiée est la forme juridique hybride en droit français qui fondée sur des principes de common law plutôt que sur le droit civil. Une société par actions simplifiée a ses comptes annuels contrôlés par un organe indépendant et les bilans annuels sont publiés.

Le responsable d'une société par actions simplifiée est son président. Cependant, cette société, contrairement à la société anonyme, n’a pas de conseil. Le président est également responsable du fonctionnement de l'entreprise. La société peut également avoir un directeur général, qui a les mêmes pouvoirs que le président vis-à-vis des tiers. La SAS dispose au moins deux associés. Sa particularité est sa structure souple.